هر سازمانی برای آنکه بتواند نظم و انضباط را در انجام امور خود مدیریت کند، نیاز به یک تقویم کاری دارد. به بیان دیگر، بدون داشتن تقویم کاری، امکان مدیریت بر حجم عظیم امور سازمان غیر ممکن است. به همین دلیل، چنین ابزاری در همه سازمان ها به شکل های مختلف وجود دارد. از تقویم کاری کاغذی گرفته روی میز کارکنان که قرارهای خود را بر روی آن یادداشت می کنند گرفته تا تقویم کاری الکترونیکی، همگی به نحوی وظیفه مدیریت امور را انجام می دهند. تقویم کاری، ابزار مهمی در جهت مدیریت زمان کارکنان است.
در طول سالها، فرآیندهای اداری تغییرات چشمگیری را تجربه کردهاند. ابتدا، کسب و کارها به طور گسترده از کاغذ برای ثبت و نگهداری اسناد استفاده میکردند. با ظهور کامپیوترها و نرمافزارها، تغییری به سمت ثبت و مدیریت دادههای دیجیتال رخ داد. این رویکرد نوآورانه شامل استفاده از فناوری برای بهینهسازی و سادهسازی وظایف مختلف اداری در سازمانها است.
ویژگی های کلی اتوماسیون اداری یار
نرم افزار اتوماسیون اداری آنلاین یار در حال حاضر به روز ترین شیوه از خودکارسازی فرآیندها بوده و وظایف مختلفی بر گردن دارد. منظور از آنلاین بودن سامانه اتوماسیون اداری این است که کلیه خدمات آن در بستر اینترنت ارائه می شود. یکی از مهم ترین وظایف اتوماسیون تحت وب انجام مکاتبات سازمانی است. انجام نامه نگاری ها و مکاتبات اداری و ارسال و دریافت فکس در شرکت ها و سازمان های مختلف باعث مصرف کاغذهای زیادی در طول سال و حتی روز می شود. استفاده از سیستمی که در کاهش مصرف کاغذ به ما کمک کند در حال حاضر استقبال خواهد شد.کاهش مصرف کاغذ فقط یکی از مزایای اتوماسیون آنلاین است که کمک زیادی هم به محیط زیست می کند. سرعت بالا، صرفه جویی در هزینه ها،افزایش بهره وری را هم می توان از فواید و مزایای اتوماسیون های آنلاین دانست. سامانه اتوماسیون آنلاین یار فضایی امن با کاربری آسان را برای کاربران ایجاد می کند. در فضای ایجاد شده توسط تیم حرفه ای یار، مدیران و کارمندان شرکت ها و سازمان ها می توانند ثبت و ذخیره،ارسال و دریافت فکس، گردش و مدیریت اسناد و نامه های خود را انجام دهند. سیستم اتوماسیون اداری برای طیف گستردهای از مشاغل و سازمانها مناسب است. به طور کلی، هر کسب و کاری که با حجم زیادی از کارهای اداری، گردش اطلاعات و وظایف تکراری روبرو است، میتواند از مزایای اتوماسیون اداری بهرهمند شود. سامانه اتوماسیون آنلاین یار فضایی امن با کاربری آسان را برای کاربران ایجاد می کند. در فضای ایجاد شده توسط تیم حرفه ای یار، مدیران و کارمندان شرکت ها و سازمان ها می توانند ثبت و ذخیره،ارسال و دریافت فکس، گردش و مدیریت اسناد و نامه های خود را انجام دهند.
- 15 روز
- افزودن نامحدود کاربر
- بدون محدودیت کاربر همزمان
- ثبت 1000 مکاتبه داخلی، وارده و صادره
- دبیرخانه رایگان
- ایمیل رایگان
- پشتیبانی رایگان
- 30 روز
- افزودن نامحدود کاربر
- 5 کاربر همزمان
- ثبت 200 مکاتبه داخلی، وارده و صادره
- ارسال و دریافت 15 صفحه فکس
- شماره داخلی ثابت دریافت فکس
- دبیرخانه رایگان
- ایمیل رایگان
- پشتیبانی رایگان
- 90 روز
- افزودن نامحدود کاربر
- 5 کاربر همزمان
- ثبت 700 مکاتبه داخلی، وارده و صادره
- ارسال و دریافت 60 صفحه فکس
- شماره داخلی موقت دریافت فکس
- دبیرخانه رایگان
- ایمیل رایگان
- پشتیبانی رایگان
- 180 روز
- افزودن نامحدود کاربر
- 5 کاربر همزمان
- ثبت 1500 مکاتبه داخلی، وارده و صادره
- ارسال و دریافت 200 صفحه فکس
- شماره داخلی ثابت دریافت فکس
- دبیرخانه رایگان
- ایمیل رایگان
- پشتیبانی رایگان
- بیش از 180 روز
- افزودن نامحدود کاربر
- بیش از 5 کاربر همزمان
- بیش از 1500 مکاتبه داخلی، وارده و صادره
- بیش از 200 صفحه ارسال و دریافت فکس
- دبیرخانه رایگان
- ایمیل رایگان
- پشتیبانی رایگان
اتوماسیون اداری ابری چیست؟
اتوماسیون ابری (Cloud Automation) یا اتوماسیون تحت وب به استفاده از فناوریهای ابری برای خودکارسازی فرآیندها و کارهای مختلف گفته میشود. در این حالت شما نیازی به خرید نرم افزار، سرور، هزینههای مربوط به پشتیبانی و به روز رسانی و… نخواهید داشت. تنها هزینه ای که شما پرداخت خواهید کرد حق اشتراک استفاده از اتوماسیون ابری یار خواهد بود.
وظایف اتوماسیون اداری چیست؟
سامانه اتوماسیون اداری بهبود عملکرد سازمانها را تسهیل میکند و باعث افزایش بهرهوری میشود. این فرآیند شامل ذخیره اطلاعات، تبادل دادهها و مدیریت اطلاعات است. ثبت و گردش نامهها، ارسال و دریافت فکس و فرمها با نرمافزار اتوماسیون انجام میشود و امکان انجام سریع و بهبود کارهای اداری فراهم میآید. اتوماسیون آنلاین امکان دسترسی به نرمافزارهای دیگر مانند نرمافزار دبیرخانه و فکس آنلاین را نیز را فراهم میکند.
آیا اتوماسیون اداری رایگان است؟
سیستمهای اتوماسیون اداری در بازار قیمتهای متفاوتی دارند. بر اساس نیازهای کسبوکار، تعداد کارکنان و بودجه میتوانید بهترین گزینه را انتخاب کنید. اتوماسیون اداری آنلاین یار با امکانات مناسب و هزینه مناسب، یکی از بهترین گزینههاست. مجموعه یار در تلاش است که پلنهای مورد استفاده برای نرمافزار اتوماسیون را با حداقل هزینه در اختیار شما بگذارد. شما با خرید پلن اتوماسیون صاحب فکس اینترنتی و نرمافزار دبیرخانه رایگان نیز خواهید شد. این سیستم امکان تست رایگان را نیز فراهم کرده است. با انتخاب اتوماسیون اداری یار، مطمئناً پشیمان نخواهید شد.
اتوماسیون آنلاین یار شامل چه امکاناتی است؟
شما با خرید اشتراک اتوماسیون مورد نظر خود از یار به فکس آنلاین و نرمافزار دبیرخانه تحت وب هم دسترسی خواهید داشت. همچنین تمامی اسناد و نامههای شما در فضای ابری قرار میگیرد و بنابراین شما صاحب یک آرشیو آنلاین نیز خواهید بود. امکان یکپارچه سازی ایمیل شخصی و یا سازمانی نیز برای کاربران میسر است.
امضا الکترونیک چیست؟
امضا الکترونیک به شما امکان می دهد تا از طریق سایت یا نسخه اپلیکیشن اسناد خود رو امضا کنید. در این روش، شما میتوانید از امضای دستنویس خود اسکن تهیه کرده و سپس آن را از بخش تنظیمات > مدیریت کاربران> مدیریت امضا الکترونیک در اتوماسیون اداری یار بارگذاری نمایید.
نامه ثبت شده در اتوماسیون تا چه زمانی قابلیت ویرایش دارد؟
نامه ثبت شده در اتوماسیون اداری یار تا قبل از امضا شدن ، قابل ویرایش است. البته شماره و تاریخ آن غیر قابل تغییر می باشند.
تفاوت نامه امضاء شده با نامه امضاء نشده چیست؟
در نامه امضاء نشده امکان ویرایش آن و افزودن سند و مدرک وجود دارد اما پس از امضا امکان اعمال هیچ تغییری در آن وجود ندارد مگر توسط ادمین مجموعه.
نحوه تنظیم امضا در اتوماسیون به چه صورت است؟
برای تنظیم امضای الکترونیک تنها کافی است به بخش تنظیمات و مدیریت کاربران بروید و گزینه مدیریت امضا را انتخاب کنید. کارمند خود را انتخاب و سپس فایل عکس امضا را به فرمت png یا jpg و حداکثر حجم 512 کیلوبایت بارگذاری نمایید.
آیا امکان حذف نامه پس از ثبت آن در اتوماسیون اداری یار وجود دارد؟
پس از امضای نامه و یا ارجاع آن به شخص دیگر امکان حذف آن وجود ندارد. اما اگر نامه ارجاع نخورده باشد ولی امضاء شده باشد فقط توسط ادمین مجموعه قابل حذف شدن می باشد.
با استفاده از فکس آنلاین یار می توانید بدون نیاز به دستگاه فکس، محدودیت مکانی و زمانی و اتلاف وقت و هزینه به مقصد مورد نظر خود ارسال فکس و (یا دریافت آن) را انجام دهید. فکس انلاین یار بر بستر اینترنت بوده و امکان ارسال فکس آنلاین به دستگاه فکس و دریافت از دستگاه به فکس انلاین امکان پذیر ست. در ادامه نحوه ارسال و دریافت فکس آنلاین یار را شرح خواهیم داد.
سیستم مدیریت کارها ، ابزاری موثر در مدیریت پروژههای سازمان است. با کمک این سیستم مجموعه وظایفی که توسط کاربران و منابع مختلف ایجادشده و تخصیص مییابد، کنترل و روند اجرای آنها مدیریت میشود.
نرم افزار فکس نرم افزاری جامع جهت ثبت نامه های وارده و صادره، بایگانی اسناد به همراه تمامی ضمائم آنها میباشد. در این برنامه امکان طبقه بندی و گروه بندی در قسمت های مختلف برنام وجود دارد. همچنین میتوان به امکاناتی نظیر جستجوی و گزارشگیری آسان و جامع در تمامی قسمت های برنامه، تعیین دسترسی و تعریف کاربران مختلف، اسکن نامه ها، کارتابل، امضاء دیجیتال، ارسال پیامک و ارجاع نامه در بین کاربران شبکه اشاره نمود.
اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری: گامی بلند در مسیر تحول دیجیتال
اتوماسیون اداری، به عنوان یک ابزار حیاتی در جهان کسب و کار، در دهههای اخیر به شدت توسعه یافته است. از زمانی که نرم افزار اتوماسیون اداری ظهور کرده است، تغییرات زیادی در نحوه مدیریت و اجرای وظایف روزمره دفاتر اداری ایجاد شده است. در دنیای امروز که سرعت حرف اول را میزند، اتوماسیون اداری به عنوان یک ضرورت برای هر کسب و کاری محسوب میشود. این سامانهها با حذف فرآیندهای دستی و خودکار سازی وظایف، به سازمانها کمک میکنند تا کارایی و راندمان خود را به طور چشمگیری افزایش دهند.
اتوماسیون اداری چیست؟
اتوماسیون اداری مجموعهای از نرمافزارها و ابزارهای مختلف است که برای تسهیل و خودکار سازی وظایف اداری و سازمانی به کار میرود. این سامانهها با یکپارچهسازی فرآیندهای مختلف، به سازمانها کمک میکنند تا به طور موثرتری به اهداف خود دست پیدا کنند.
مزایای استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟
- افزایش کارایی و راندمان: اتوماسیون اداری با حذف فرآیندهای دستی و خودکار سازی وظایف، به طور قابل توجهی سرعت و دقت انجام کارها را افزایش میدهد.
- کاهش هزینهها: با استفاده از اتوماسیون اداری، سازمانها میتوانند در هزینههای مربوط به چاپ، کاغذ، نیروی انسانی و... صرفهجویی کنند.
- بهبود گردش اطلاعات:اتوماسیون اداری با ایجاد یک سیستم یکپارچه، به اشتراکگذاری اطلاعات و گردش کارها بین کارمندان را در سازمان تسهیل میکند.
- افزایش رضایت مشتریان: با استفاده از اتوماسیون اداری، سازمانها میتوانند خدمات سریعتر و باکیفیتتری به مشتریان خود ارائه دهند.
- بهبود تصمیمگیری:اتوماسیون اداری با ارائه گزارشها و تحلیلهای دقیق، به مدیران در تصمیمگیریهای بهتر کمک میکند.
نرم افزار اتوماسیون اداری رایگان
یکی از مهمترین فاکتورهای خرید اتوماسیون اداری برای کسب و کارها، امکان ارائه نرم افزار اتوماسیون اداری رایگان (یا همان نسخه دمو) است. دموی اتوماسیون اداری رایگان، امکانات مفیدی را بدون هزینه اضافی فراهم میکنند و به کاربران این امکان را میدهند تا قبل از خرید نسخه پولی، از عملکرد و ویژگیهای نرمافزار اتوماسیون اداری آگاه شده و به رایگان آن را امتحان نمایند.
اتوماسیون اداری تحت وب چیست؟
با توسعه فناوری، اتوماسیون اداری تحت وب نیز به یک ابزار بسیار موثر تبدیل شده است. امکان دسترسی به اطلاعات از هر نقطهای که دسترسی به اینترنت داشته باشیم، باعث افزایش انعطافپذیری و مدیریت آسان تر وظایف میشود. امروزه شاهد نسل جدید از اتوماسیون اداری تحت وب هستیم که تماماً بر بستر اینترنت و سرورهای ابری بوده و اتوماسیون اداری آنلاین نام دارد.
مقایسه اتوماسیون اداری سنتی با نرمافزار اتوماسیون اداری آنلاین
اتوماسیون اداری سنتی در واقع نرم افزاری است که بر روی رایانههای شخصی یا سرورهای محلی نصب می شود. این نوع سیستم اتوماسیون اداری معمولاً توسط متخصصان فناوری اطلاعات نصب و نگهداری میشوند و بروز رسانی آنها نیز توسط باید کارشناسان صورت بگیرد. همچنین برای ذخیره اطلاعات در سیستم اتوماسیون اداری سنتی نیاز به خرید لوکال سرور و پرداخت هزینه برای آن می باشد.
اتوماسیون اداری آنلاین بر روی نرمافزارهای تحت وب تمرکز دارد که از طریق مرورگر وب قابل دسترسی هستند. این سیستمها معمولاً نصب و نگهداری آسانی دارند و میتوان از هر مکانی با اتصال به اینترنت به آنها دسترسی داشت. اطلاعات اتوماسیون اداری تحت وب بر روی سرورهای ابری که توسط شرکت ارائه دهنده نرمافزار فراهم شده است ذخیره می شوند. همچنین به راحتی میتوان آن را با سایر نرم افزارهای مورد نظر مانند فکس آنلاین یکپارچه سازی کرد. در جدول زیر میتوانید مقایسه اتوماسیون اداری آنلاین با اتوماسیون اداری سنتی را مشاهده بفرمایید
عوامل انتخاب اتوماسیون اداری آنلاین
در انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری، عوامل مهمی مانند سازگاری با نیازهای کسب و کار، رابط کاربری آسان، پشتیبانی و... اهمیت ویژه ای دارند. همچنین، امکانات امنیتی نیز از جمله نکات حیاتی در انتخاب این نرم افزارهاست. اتوماسیون اداری یار علاوه بر متصل بودن به نرم افزار دبیرخانه دارای سیستم فکس آنلاین نیز می باشد و شما با خرید اشتراک اتوماسیون آنلاین یار به هر دو نرم افزار ابری دست خواهید یافت.
نحوه استفاده از اتوماسیون اداری
پس از انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری، مرحله بعدی آموزش استفاده از آن است. آموزش کاربران در استفاده صحیح از امکانات نرم افزار، به کاهش مشکلات احتمالی و افزایش بهرهوری کمک میکند. در مجموعه یار راهنمای تصویری استفاده از نرمافزار اتوماسیون اداری یار قرار داده شده است. همچنین کاربرانی که برای اولین بار در این مجموعه ثبت نام میکنند از تور آموزشی درون برنامه نیز استفاده کنند.
نکات امنیتی در اتوماسیون اداری
امنیت اطلاعات یکی از اصول اساسی در اتوماسیون اداری است. اطمینان از وجود سیستمها و قابلیتهای حفاظتی مناسب، از جمله چالشهای اساسی در مدیریت امنیت در این زمینه است. مجموعه یار متعهد میشود که امنیت اطلاعات کاربران را تامین نماید. تمامی اطلاعات در سرورهای ابری یار بصورت رمزنگاری شده ذخیره می شوند.
انتخاب بهترین سیستم اتوماسیون اداری
در انتخاب بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری، لازم است تمام نیازهای کسب و کار در نظر گرفته شود. ارزیابی دقیق امکانات و سازگاری با فعالیتهای مختلف، کمک میکند تا یک تصمیم بهینه اتخاذ شود.
تجربه موفقیت در استفاده از اتوماسیون اداری
اشتراک تجارب موفقیت در استفاده از اتوماسیون اداری، میتواند به کسب و کارها کمک کند تا بهترین راهکارها را در این زمینه پیاده کنند. این تجارب شاهد بر اثربخشی این فناوری در بهبود عملکرد سازمانها هستند.
به طور کلی، اتوماسیون اداری به عنوان یک ابزار بسیار حیاتی در مدیریت کسب و کارها مطرح است. از نرم افزارهای رایگان تا نسل جدید اتوماسیون اداری آنلاین، این فناوری باعث بهبود فرآیندها و بهرهوری میشود.
قیمت اتوماسیون اداری
قیمت اتوماسیون اداری با توجه به تنوع امکانات و قابلیتهای ارائه شده، در بازار متنوع بوده و به امکاناتی که ارائه می دهد وابسته است. درک صحیح از عوامل موثر بر قیمت سیستم اتوماسیون اداری، به شما در انتخاب محصولی متناسب با نیازها و بودجه تان کمک خواهد کرد.
شاخص های کلیدی قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری:
- تعداد کاربران: با افزایش تعداد کاربران، قیمت نیز افزایش مییابد.
- ماژول های مورد نیاز: هر ماژول (مانند فکس) به طور جداگانه قیمتگذاری میشود.
- نوع بستر: قیمت اتوماسیون اداری تحت وب با نرم افزار اتوماسیون ویندوز متفاوت است.
- میزان سفارشیسازی: نیاز به سفارشیسازی خاص، هزینه اضافی دارد.
- خدمات پشتیبانی: نوع و مدت زمان پشتیبانی ممکن است بر قیمت تاثیرگذار است.
- برند و نام شرکت: معمولاً شرکتهای بیشتر شناخته شده قیمتهای بالاتری دارند.
با توجه به عوامل ذکر شده، قیمت اتوماسیون اداری در ایران بسیار متغیر می باشد. قیمت اتوماسیون اداری تحت وب به دلیل عدم نیاز به سرور لوکال، خرید نرم افزار و لایسنس ارزانتر از نرم افزار اتوماسیون اداری نصبی و تهیه سرور لوکال می باشد. جدول زیر می تواند اطلاعاتی در مورد حدود قیمت اتوماسیون به شما ارائه کند.
خرید اتوماسیون اداری
خرید اتوماسیون اداری برای بهینهسازی فرآیندهای کاری در سازمانها ضروری است. با این حال، تنوع این نرمافزارها انتخاب را دشوار میکند. میتوانید از راهنمای خرید اتوماسیون اداری زیر برای انتخاب سیستم اتوماسیون مورد نظر خود کمک بگیرید.
راهنمای خرید نرم افزار اتوماسیون اداری
به منظور خرید برنامه اتوماسیون اداری موارد زیر را در نظر داشته و به دقت بررسی نمایید:
- نیازسنجی: مشخص کردن دقیق نیازها و بودجه سازمان و بیزینس
- تحقیق: بررسی گزینههای مختلف، مطالعه نظرات کاربران و تست نرم افزار اتوماسیون اداری رایگان
- معیارهای انتخاب: قابلیتها، سهولت استفاده، انعطافپذیری، ثبات، پشتیبانی، قیمت
- استعلام قیمت: بررسی و مقایسه قیمت از چند شرکت ارائه دهنده سیستم اتوماسیون
- خدمات پشتیبانی: توجه به کیفیت محصول و مدت زمان تعهدات
- تست نسخه آزمایشی: بررسی عملی کارکرد نرم افزار اتوماسیون
نکات تکمیلی برای خرید نرم افزار اتوماسیون اداری:
- نیازهای دقیق خود را به طور کامل مشخص کنید.
- از چند شرکت معتبر در این حوزه استعلام قیمت بگیرید.
- به طور دقیق به تعهدات و خدمات پشتیبانی ارائه شده توسط شرکتها توجه کنید.
- حتما نسخه رایگان نرمافزار اتوماسیون را تست کنید.
- با در نظر گرفتن تمامی جوانب، نسبت به انتخاب محصولی متناسب با نیازها و بودجه خود اقدام کنید.